Übermittlung des Buchungsstoffes an iTEC

Der größte Anteil der täglich anfallenden Buchungen entfällt in der Regel auf die Eingangsrechnungen, die Ausgangsrechnungen sowie die Umsätze auf den Bankkonten und hier im wesentlichen auf den Zahlungseingang und den Zahlungsausgang. Je nach IT-System und individuellen Gegebenheiten können wir Ihren Buchungsstoff zum Teil über Schnittstellen direkt übertragen (z.B. Ausgangsrechnungen aus dem Auftragssystem) oder die Belege werden vor Ort gescannt und per iTEC-Software über eine sichere Verbindung übertragen. Auf jeden Fall bleiben sämtliche Originalbelege bei Ihnen im Haus.

Ausgangsrechnungen

Je nachdem wie die Ausgangsrechnungen erstellt werden, können sie entweder per Schnittstelle automatisch zu uns übertragen werden oder Sie scannen die Belege und übertragen Sie mit Hilfe unserer Software und einer sicheren Verbindung zu uns. Entsprechend der zu Beginn festgelegten Art und Weise verbuchen unsere Mitarbeiter die laufenden Geschäftsvorfälle 1 und archivieren die Belege im elektronischen Archiv.


Ausgangsrechnungen-Diagramm
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Eingangsrechnungen

Elektronisch eingehende Rechnungen z.B. per EDIFACT können i.d.R. per Schnittstelle an uns weitergeleitet werden. Papierrechnungen werden unmittelbar nach Posteingang mit unserem Rechnungsetikett versehen und gescannt. Damit stehen Sie im Rechnungseingangsbuch zur Verfügung und Sie haben jederzeit Kenntnis über alle im Umlauf befindlichen Rechnungen, auch vor der Verbuchung. Auf dem Rechnungsetikett können anschließend mehrere Prüfinstanzen unterzeichnen bis die Rechnung endgültig zur Verbuchung freigegeben wird. Die frei gegebenen Rechnungen werden im Stapel noch einmal gescannt, um die endgültige Version des Dokumentes mit allen Prüfvermerken zu archivieren. Nun können wir die Rechnungen verbuchen und den Zahllungsvorschlag für Sie vorbereiten. Natürlich führen wir auch gerne die Zahlläufe für Sie durch. Nach Vereinbarung und jeweiliger Genehmigung eines vorher erstellten Zahlungsvorschlages erstellen wir für Sie die elektronischen Zahlungsdateien, die Sie dann nur noch an Ihre Bank übertragen müssen.




Eingangsrechnungen-Diagramm
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Kontoauszüge

Der geringste Aufwand Kontoauszüge an uns zu übertragen entsteht für Sie dann, wenn wir uns diese direkt elektronisch bei Ihrer Bank abholen können. Dafür müssen Sie uns zuvor bevollmächtigen. Natürlich können Sie aber auch die Kontoauszüge scannen und wie alle anderen Papierbelege über unsere Software an uns weiterleiten.


Kontoauszug-Diagramm
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Wir machen die Arbeit, Sie bewahren den Überblick

Unmittelbar nach der Verbuchung (innerhalb eines Arbeitstages) stehen Buchungen wie Belege für Sie rund um die Uhr und sieben Tage pro Woche in vielfältiger Form zur Verfügung. Ob als Anzeige im Kunden-, Lieferanten oder Sachkonto oder als Mahnvorschlags- oder Zahlungsvorschlagsliste - Sie haben jederzeit Überblick über Ihre Aussenstände, können sich jede Buchung im Detail betrachten und dazu auch immer gleich den entsprechenden Beleg anzeigen lassen.

1 Wir übernehmen für Sie das Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle im Rahmen des §6 des Steuerberatungsgesetzes (StBerG).

Zusätzliche Informationen